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Coaching para Gestionar el tiempo con eficacia

Gestionar el tiempo con efectividadEL COACHING PARA GESTIONAR EL TIEMPO CON EFECTIVIDAD: ¿Tarea fácil?

A continuación os enumero una serie de fáciles pasos para que podáis, si queréis aplicarlos, gestionar el tiempo con mayor eficacia, para aprovechar mejor los momentos que verdaderamente importan. Naturalmente, todo ello enfocado desde el coaching. Ahí va:

Usa el reloj

¡Vaya! Para gestionar el tiempo, ¿un reloj? Qué original… 🙂 Una de las mejores cosas que puedes hacer para ponerle las pilas alcalinas a tu cerebro es establecer los tiempos antes de empezar tus tareas. Haz un cálculo aproximado del tiempo que te va a llevar y, aquí viene la novedad, fija la mitad de ese tiempo y desafíate a ti mismo a terminar en ese tiempo. Te sorprenderá gratamente que la mayoría de las veces puedes producir trabajo de calidad en la mitad del tiempo que usas normalmente. Por supuesto, sobra decir que no debes hacer esto en detrimento de la calidad de tu trabajo. En el coaching usamos mucho los retos, si no nos retamos, si no nos atrevemos, si algo nos da miedo y por eso no actuamos, nunca llegamos a progresar ni a mejorar.

Fíjate objetivos.

Aunque parezca que no tiene que ver, para gestionar el tiempo de un modo eficaz, una de las cosas más importantes que la mayoría de las personas olvidan es establecer objetivos, pese a lo fácil que es. Lo más esencial del proceso de fijar objetivos que produzcan resultados es usar el criterio SMART™ que son las siglas que significan Specific, Measurable (medibles), Attainable (Alcanzables), Realistic y Timely (con una fecha predeterminada para su finalización). Si te aseguras de que tus objetivos tengan esas cinco características, tendrás muchas más probabilidades de alcanzarlos. En el coaching más pragmático fijar objetivos SMART es algo a la orden del día. Si no sabes a dónde te diriges, cómo vas a pretender llegar!

Planifica con antelación

Aparentemente, algo obvio si se quiere gestionar el tiempo con eficacia, pero ¿lo hacemos? Escribe lo que vas a hacer mañana antes de irte a la cama hoy. Parece una tontería pero esto puede mejorar la productividad por el simple de hecho de que te permite visualizar las tareas del día siguiente con antelación. Es fácil subestimar lo efectivo que puede ser esto, de modo que simplemente pruébalo durante una semana y verás cómo se incrementa tu productividad. También utilizamos muchísimo la planificación, hacer planes de acción u hojas de ruta en coaching. Esto significa dividir el “GRAN” objetivo en tareas más pequeñas, más factibles, y para nuestro cerebro, más alcanzables.

Tarea única.

Gestionar el tiempo es una tarea de suma dificultad porque vivimos en la era de la distracción. Se nos bombardea constantemente con emails, nos damos una vuelta por Twitter y Facebook y al final nos pasamos ahí una hora… Por esta razón es fundamental que nos centremos en una sola tarea en cada momento. Programa con anterioridad cada tarea, algo tan simple como revisar tu bandeja de entrada debería estar entre ellas, tres veces a la semana como máximo. Esto es importante para poder gestionar el tiempo con eficacia porque si estás realizando alguna tarea y se te ocurre mirar tus emails, te estás saliendo de lo que se llama “la Zona”. Cada vez que te sales de tu zona, te llevará entre 5 y 15 minutos volver a ella. De modo que si te centras en una sola tarea en cada momento, te darás cuenta de todo el tiempo que ahorrarás. De ahí que en coaching insistamos tanto en centrarnos, ya sea en nosotros mismos, en nuestra conducta, en nuestras emociones… La dispersión nos lleva al caos.

Agrupa.

Otra forma de gestionar el tiempo y ahorrarlo es agrupar. Por ejemplo, si tienes pendientes varias llamadas que realizar, hazlas todas de un golpe. O si tienes varios emails que enviar, o varias tareas que sean similares entre sí. Esto incrementará tu productividad. Tiene que ver con lo anterior, la tarea única.

Piensa cuál es el resultado.

Para gestionar el tiempo, también es importante que te preguntes qué es lo que quieres conseguir. La mayoría de las personas nunca se han sentado a fijarse objetivos, de modo que tampoco saben a dónde van. Simplemente van trabajando con la esperanza de que algo bueno suceda en algún momento. Sin embargo, cuando sabes exactamente lo que quieres conseguir y cómo lo vas a conseguir, el camino es mucho más realista y siempre puedes realizar pequeños ajustes si es necesario. Además, teniendo ese objetivo en mente te es mucho más fácil imaginar tu triunfo, lo que te proporciona motivación, productividad más alta y feedback. El “súper coach” Tony Robbins insiste mucho en el tema de “tener un fin en mente”, aunque esto no es “invento” de Robbins. Es una de las máximas de Stephen Covey, autor del bestseller “Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas“, que “altamente” recomiendo en mi lista de libros de coaching y por supuesto en cualquier proceso de coaching personal o de emprendedores que realizo.

Lo más difícil, primero.

Es mejor hacer en primer lugar la tarea más difícil que tengas para el día, de este modo te aseguras de que no lo aplazarás una y otra vez. Una vez te quites esa tarea “molesta” de encima te sentirás mucho más motivado para seguir con tu lista de pendientes. El error que casi todos cometemos es “ponernos” con las tareas “tontas”, porque sabemos (pensamos) que no tardaremos nada en quitárnoslas de encima. Qué va. No sé si te has fijado, pero al final, nos liamos nos liamos, y dejamos lo importante para última hora… y esa última hora no llega nunca. Esto se llama postergación y hay motivos psicológicos tras ella. No dejes de leer ese post. En los procesos reales de coaching solemos hablar mucho de este tema, sobre todo si la persona tienes dificultades para gestionar bien el tiempo.

Encuentra tu “hora punta”.

¿En qué momento o momentos del día trabajas mejor y/o eres más productivo? Te encuentras inspirado y activo durante la noche pero por las mañanas te sientes lento y perezoso? Para gestionar el tiempo con efectividad, has de encontrar tu hora punta de rendimiento y de esta forma aumentarás, no sólo la cantidad, sino la calidad de tu trabajo. También mantente consciente de los cambios de tus propios ritmos, que pueden variar de unas épocas a otras. Esto no es tan sencillo de identificar. En coaching (sobre todo en coaching ejecutivo, empresarial y coaching para emprendedores) tratamos de identificar la hora punta en los procesos en que es muy importante la gestión del tiempo.

Sé flexible con tu perfeccionismo.

Qué quiero decir con esto. Hay personas que son excesivamente perfeccionistas. Es una obligación que tienen consigo, hacer todo a la perfección. Sin embargo, no siempre es buena tanta perfección (y puede ser un signo de baja autoestima). En primer lugar, porque te ralentiza. Has de decidir si tanta perfección y el tiempo invertido se traduce en el retorno de esa inversión. La mayoría de las veces te darás cuenta de que no, si haces la prueba. Otra desventaja de ser tan perfeccionista es que también te hace cada vez menos flexible y maniático. Intenta no ser tan perfeccionista, sobre todo cuando esa perfección te va a reportar ningún beneficio. El deseo de alcanzar la perfección es propia de personas que no sienten que los demás aprecian o reconocen como es debido su trabajo, pero en realidad esto es una percepción propia de la persona, no de los demás. Eso en coaching tratamos de atajarlo mediante herramientas que facilitan la flexibilidad y generar una más alta estima de la persona misma.

Encuentra tu pasión.

Y por último, pero no por ello menos importante: dedícate a tu pasión, y sé apasionado. Cuando sientes verdadero “fuego” por algo, será imposible pararte, producirás resultados increíbles, y además apenas necesitarás hacer esfuerzos. Te sentirás mucho más satisfecho, feliz y motivado para seguir trabajando hacia esa pasión. Por supuesto, este es un tema recurrente en coaching, coaching personal, coaching para ejecutivos y coaching para emprendedores sobre todo.

Espero que este post te haya sido útil. No olvides compartirlo y comentar!

Firma Entradas Lozana End2End Coaching

8 comentarios
  1. Interesantísimo!
    Los consejos que das para gestionar el tiempo son muy interesantes y útiles. Y es que el tiempo es oro, y saber gestionarlo a veces puede ser una tarea complicada y que requiere tiempo aprender. Pero una vez sabes como hacerlo, las ventajas son inmediatas, ya que eres más productivo, tienes más tiempo durante el día, y los niveles de estrés bajan. Yo creo que el consejo más importante de tu artículo es fijarse objetivos, ya que estos actúan como motivadores. Entonces tienes una razón para esforzarte en las tareas, y aprender a gestionar el tiempo correctamente. Dejo un artículo aquí que encontré mientras buscaba información sobre la gestión del cambio, y personalmente lo encuentro muy interesante.

    Un saludo!

    • Hola Nico,
      gracias por tu aportación y por ese post que amplía y mejora este artículo. El primer dato que ofrece, ya será todo un descubrimiento para muchos.
      Muchas gracias de nuevo y no dejes de pasarte cuando quieras
      Esther

  2. Creo que la organización y la planificación, es muy importante.Gracias.

  3. Cierto tu articulo,es concreto y se entiende.Como psicologo y psicologo coach te añadiria la utlizacion de las tecnicas de relajacion y entre ellas la hipnosis sugestiva como tecnicas que ayudan a la persona a encontarse emocionalmente mas relajado y de esta forma mentalmente saber organizarse mejor para alcanzar sus objetivos.Se le puede ayudar a conseguir en lo posible la excelencia en cuanto a los resultados que pretende alcanzar.
    Un saludo.

    • Hola Mariano,
      pues sí, es cierto. Además lo he comprobado personalmente y tienes toda la razón. Cualquier tipo de relajación, desde la llamada mind consciousness hasta la hipnosis, produce una especie de claridad que, como bien dices, ayuda muchísimo en la organización y la planificación. No había caído en ello y te agradezco sinceramente el comentario, que añade valor al artículo.
      De nuevo gracias y hasta pronto!
      Esther

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